28 czerwca 2012 roku w Moskwie rozmawiali o pomniku ministrowie kultury. Polskę reprezentował wówczas Bogdan Zdrojewski, Rosję - obecny minister Władimir Miedinski. Zdrojewski przewidywał, że autorzy pomnika w połowie lipca 2012 roku uzyskają dostęp do terenu i rozpoczną badania mające określić warunki nośności i zakres prac konstrukcyjnych. Zapowiedział też dodatkowe sprawdzenie miejsca usytuowania pomnika (w pasie o długości 100 metrów i szerokości 5 metrów), gdyż teren przylega bezpośrednio do miejsca katastrofy. Zdrojewski wyrażał nadzieję, że prace związane z terenem uda się przeprowadzić w ciągu kilku miesięcy. Sam pomnik bowiem fizycznie powstaje w Polsce.

Jednocześnie w czerwcu 2012 roku polska prokuratura wojskowa oceniła, że zmiany na miejscu katastrofy nie są wskazane przed zakończeniem śledztwa. A w listopadzie 2012 roku Zdrojewski poinformował, że na życzenie rodzin ofiar katastrofy teren w Smoleńsku, na którym ma stanąć pomnik, ma zostać jeszcze raz dokładnie sprawdzony.

W kwietniu 2013 roku gubernator obwodu smoleńskiego Aleksiej Ostrowski powiedział polskim mediom, że trzeba znaleźć kompromis pomiędzy oczekiwaniami strony polskiej, a władzami obwodu. Jak dodał, wziął pod uwagę głosy rosyjskich kombatantów II wojny światowej, którzy chcą, aby przed postawieniem pomnika teren zbadano i sprawdzono, czy nie znajdują się tam szczątki ofiar wojny.

Dwa miesiące później, 27 czerwca 2013 roku, minister Miedinski zapewnił, że strona rosyjska chce, aby pomnik stanął jak najszybciej. Zapewnił, że jego resort "wykonał wszystkie wnioski strony polskiej dotyczące przygotowania i wzniesienia". Powiedział, że do Polski wysłano mapy topograficzne terenu i dane o badaniach inżynieryjno-geologicznych. Według jego słów strona polska potrzebowała tych danych do wykonania szkicowego projektu pomnika; teraz my czekamy na taki projekt od strony polskiej - powiedział minister.

Jednak MKDiN podało, że to brak postępów w udostępnieniu terenu przez stronę rosyjską opóźnia szanse na odsłonięcie pomnika. Strona rosyjska otrzymała kompleksowy projekt monumentu, który powstał na bazie map i dokumentów otrzymanych od Rosji po miesiącach oczekiwań - poinformował polski resort. Przekazanie to nastąpiło na spotkaniu na szczeblu ekspertów 27 marca 2013 roku w Moskwie. Według MKDiN strona rosyjska zobowiązała się do przekazania uwag do połowy maja, czyli planowanego kolejnego spotkania ekspertów.

- MKDiN do tej pory nie otrzymało żadnych uwag ani komentarzy - podało ministerstwo 28 czerwca 2013 roku. Spór o rozmiary pomnika wybuchł, według informacji strony polskiej, w 2013 roku. W regulaminie konkursu na projekt określono pewne parametry pomnika. Na etapie założeń konkursu poruszano bowiem sprawę bezpieczeństwa ruchu lotniczego, dlatego dopuszczalną wysokość pomnika ograniczono do 5 metrów.

Według polskiego ministerstwa po raz pierwszy konieczność korekty rozmiarów zwycięskiego projektu strona rosyjska zasygnalizowała podczas spotkania ministrów kultury w czerwcu 2012 roku. MKDiN przyjęło ją ze zrozumieniem i w uzgodnieniu z autorami pomnika zaakceptowana została możliwość niewielkiego skrócenia długości, do granicy terenów prywatnych przylegających do terenu, jaki strona rosyjska wyznaczyła pod budowę pomnika.

- Strona polska zadeklarowała możliwość skrócenia projektu do 80 metrów - podało MKDiN.

W piśmie datowanym na 29 września 2013 roku strona rosyjska wystąpiła do MKDiN o skrócenie pomnika do wymiarów: 40x10x5 metrów. Polski resort odpowiedział, że nie może się z tym zgodzić, ponieważ oznaczałoby to naruszenie warunków konkursu, zniszczyłoby proporcje pomnika i spowodowało zatracenie jego artystycznej koncepcji.

Według MKDiN ten wniosek strony rosyjskiej omawiano następnie podczas spotkań na szczeblu wiceministrów kultury i spotkań polsko-rosyjskiej grupy ekspertów. Był on też przedmiotem "nieustającej korespondencji" między resortami, prowadzonej na szczeblu wiceministrów i dyrektorów departamentów.

Tymczasem w Moskwie na konferencji prasowej 17 października 2014 roku Miedinski powiedział, że strona rosyjska otrzymała projekt pomnika o długości 100 metrów i jego realizacja jest niemożliwa z technicznego punktu widzenia, gdyż naruszyłoby to przepisy bezpieczeństwa związane z ruchem samochodowym.

- Nie ma tam odpowiedniego terenu na tak duży pomnik. My chcemy, aby był to nie tylko pomnik, ale również miejsce, w którym ludzie mogliby oddać hołd; by były tam ławki, skwer - oświadczył rosyjski minister. Powiedział także, że strona rosyjska zaproponowała zmniejszenie pomnika do 40 metrów i - według jego słów - nie otrzymała na to odpowiedzi.

Strona polska była zaskoczona tym stanowiskiem. Jak podkreśliła, projekt był prezentowany na forum publicznym, podczas spotkań ministrów i ekspertów i nie był kwestionowany. Założenia programowe konkursu i jego regulamin, jak przypominało MKDiN, zostały zaakceptowane przez ówczesnego ministra kultury Rosji Aleksandra Awdiejewa. W jury zasiadali dwaj przedstawiciele strony rosyjskiej, desygnowani przez ministerstwo: prof. Jurij Wołczek i Walerij Pierfiljew. Decyzja jury, które wybrało zwycięski projekt, była jednomyślna, co oznacza, że na ten projekt oddali głos także wyznaczeni przez ministerstwo jurorzy rosyjscy.

Polskie ministerstwo, które w lutym 2016 roku opublikowało komunikat o historii rozmów i kontaktów w sprawie pomnika, wyjaśnia w tym dokumencie, że zwycięski projekt pomnika był omawiany przez ministrów kultury (Zdrojewskiego i Awdiejewa). Był omawiany przez ekspertów, w tym w rosyjskim ministerstwie kultury, a także w Smoleńsku, gdzie eksperci rozmawiali z gubernatorem obwodu. W Smoleńsku odbyła się też wizja lokalna na terenie przeznaczonym pod budowę pomnika, z udziałem wicegubernatora.

Przeczytaj: Pierwsza rocznica katastrofy za rządów PiS

W 2015 roku, tuż przed kolejną rocznicą katastrofy, w rządowym rosyjskim dzienniku "Rossijskaja Gazieta" ukazał się obszerny wywiad z wiceminister kultury Rosji Ałłą Maniłową poświęcony kwestii pomnika, zatytułowany: "Pamięci nie mierzy się metrami". Maniłowa powiedziała w nim, że to nie z winy strony rosyjskiej w ciągu ostatnich dwóch lat nie było jakichś poważnych postępów w tej kwestii.

Wiceminister zarzuciła przedstawicielom Polski, że zakończeniu konkursu przedstawili projekty pomnika i otoczenia wielokrotnie przekraczające powierzchnię przewidzianą w warunkach konkursu. Rosjanie od momentu otrzymania projektu niejednokrotnie informowali polskich kolegów o niemożności instalacji pomnika o takich rozmiarach i konieczności jego skrócenia do 40 metrów długości - powiedział przedstawicielka ministerstwa.

W tym samym wywiadzie Maniłowa powoływała się na reguły bezpieczeństwa lotów, zatwierdzone plany rozwoju lotniska Siewiernyj. Powiedziała także, że projekt zaproponowany przez stronę polską obejmuje grunty będące własnością prywatną. Wskazała ponadto, że kombatanci, którzy nie zgadzają się z rozmiarami pomnika, zwrócili się do władz obwodowych, ponieważ na tym terenie mogą znajdować się szczątki ofiar II wojny światowej.

8 lutego br. minister Miedinski zarzucił ponownie stronie polskiej brak reakcji na propozycje rozmów ws. pomnika. Minister powiedział, że wiosną zeszłego roku jego resort skierował do MKDiN propozycję, by usiąść przy stole rozmów. O tym, że w sprawie pomnika "piłka jest po polskiej stronie", i że Warszawa nie odpowiedziała na pismo wysłane wiosną, minister mówił także pod koniec stycznia w Polsce.

Jednak, jak powiedziała w marcu PAP Urszula Ślązak, dyrektor Departamentu Współpracy z Zagranicą w MKDiN, ostatnie pismo rosyjskiego ministerstwa w tej sprawie wpłynęło do MKDiN 14 stycznia 2016 r. Podpisała je p.o. dyrektora departamentu współpracy międzynarodowej Olga Andoniewa (nie sam minister). I na to pismo strona polska skierowała w lutym br. odpowiedź podtrzymującą dotychczasowe stanowisko, prezentowane wielokrotnie, zarówno podczas bezpośrednich spotkań, jak i we wcześniejszej korespondencji.

Na przestrzeni ostatnich kilku lat żadne pismo strony rosyjskiej w tej sprawie nie pozostało bez odpowiedzi - podkreśliła Ślązak.

Pytana o kwestię napisu na pomniku, szefowa departamentu zaznaczyła, że napisy na pomnikach i tablicach upamiętniających zazwyczaj podlegają wielostronnym ustaleniom i ta kwestia również jest ujęta w rozmowach pomiędzy stronami.